اگر آپ کو ایک یا دو دن کی چھٹی لینی ہے تو انگریزی میں لمبا پیغام لکھنے کی ضرورت نہیں ہوتی۔ اصل بات یہ ہے کہ بات صاف ہو: آپ کس دن چھٹی چاہتے ہیں، کیوں چاہتے ہیں، اور اگر ضروری ہو تو واپسی کب ہوگی۔
اکثر لوگ leave request لکھتے وقت یا تو بہت مختصر ہو جاتے ہیں یا پھر غیر ضروری تفصیل دے دیتے ہیں۔ دونوں صورتوں میں پیغام کمزور لگ سکتا ہے۔ بہتر یہ ہے کہ لہجہ شائستہ، سیدھا اور مختصر رہے۔
Leave request میں کیا لکھیں
عام طور پر ایک leave request میں یہ باتیں آتی ہیں:
- آپ چھٹی مانگ رہے ہیں
- چھٹی کی تاریخ یا مدت کیا ہے
- وجہ مختصر طور پر کیا ہے
- اگر ضروری ہو تو واپسی یا دستیابی کے بارے میں ایک لائن
مثلاً یہ جملہ بالکل سیدھا اور مناسب ہے:
I would like to request leave for tomorrow.
اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ کل کے لیے چھٹی مانگ رہے ہیں۔ یہ جملہ رسمی بھی ہے اور زیادہ سخت بھی نہیں لگتا۔ اگر آپ دفتر میں ای میل یا میسج لکھ رہے ہیں تو یہ ایک محفوظ انتخاب ہے۔
اگر آپ وجہ شامل کرنا چاہیں تو یوں لکھ سکتے ہیں:
I would like to request leave for tomorrow due to a personal reason.
یہاں due to a personal reason ایک نرم اور عام سا طریقہ ہے۔ ہر بار تفصیل بتانا ضروری نہیں۔ بعض اوقات صرف “personal reasons” کہنا کافی ہوتا ہے، خاص طور پر جب آپ وجہ ذاتی رکھنا چاہتے ہوں۔
ایک سادہ leave request کا نمونہ
Dear Sir,
I would like to request leave for two days, from 12th to 13th May, due to a family matter. I will resume work on 14th May.
Thank you.
یہ نمونہ مختصر ہے، مگر اس میں وہ سب کچھ موجود ہے جو عام طور پر چاہیے ہوتا ہے۔ اس میں تاریخ بھی ہے، وجہ بھی ہے، اور واپسی کی تاریخ بھی۔ یہی انداز دفتر کے لیے زیادہ مناسب سمجھا جاتا ہے۔
اگر آپ کو office communication کے لیے مزید ایسے جملے چاہیے ہوں تو کام کے لیے پروفیشنل انگریزی جملے بھی دیکھ سکتے ہیں۔ وہاں آپ کو رسمی اور روزمرہ کام کی انگریزی میں فرق سمجھنے میں مدد ملے گی۔
عام غلطیاں
ایک عام غلطی یہ ہے کہ لوگ لکھ دیتے ہیں: I am going leave. یہ جملہ درست نہیں۔ اگر آپ چھٹی مانگ رہے ہیں تو I would like to request leave یا I need leave جیسے جملے زیادہ مناسب ہیں۔
دوسری غلطی یہ ہے کہ تاریخیں واضح نہیں ہوتیں۔ صرف I need leave لکھ دینا کافی نہیں، خاص طور پر اگر آپ مینیجر، استاد، یا HR کو لکھ رہے ہوں۔
ایک اور بات: leave اور holiday کو ایک ہی معنی میں استعمال نہ کریں۔ دفتری سیاق میں leave چھٹی کے لیے آتا ہے، جبکہ holiday اکثر عام تعطیل یا چھٹی والے دن کے لیے بولا جاتا ہے۔ اگر آپ اپنی ذاتی چھٹی مانگ رہے ہیں تو leave request زیادہ درست ہے۔
اگر میسج WhatsApp پر بھیجنا ہو
کبھی کبھی آپ کو پورا ای میل نہیں لکھنا پڑتا، صرف ایک مختصر میسج کافی ہوتا ہے:
Sir, I would like to request leave for today due to illness.
یا
Ma'am, I need leave for tomorrow because of a medical appointment.
یہ دونوں جملے مختصر ہیں، مگر صاف اور شائستہ ہیں۔ اگر آپ روزمرہ گفتگو میں اس طرح کے جملے مزید سمجھنا چاہتے ہیں تو روزمرہ گفتگو کے عام انگریزی جملے مددگار ہو سکتے ہیں۔
Leave request لکھتے وقت سب سے بہتر انداز وہی ہے جس میں بات سیدھی ہو، لہجہ نرم ہو، اور قاری کو فوراً سمجھ آ جائے کہ آپ کیا مانگ رہے ہیں۔